كم مرة قلت لنفسك “أنا حقًا بحاجة إلى التنظيم؟” ثم فشلت في القيام بذلك. في هذا المقال سوف نستعرض معكم كل ما تريد معرفته عن مهارات التنظيم بالتفصيل. فعادة ما يعني التنظيم الضعيف إنتاجية أقل وفرص ضائعة ويمكن أن يؤدي إلى زيادة التسويف والتوتر. ولكن لحسن الحظ، هناك بعض الأشياء البسيطة التي يمكنك القيام بها والتي ستساعدك على ضمان حياة أكثر تنظيمًا. والأفضل من ذلك أنه يمكن استخدام هذه المهارات في المنزل أو في العمل أو لكليهما.
مهارات التنظيم
إن مهارات التنظيم هي في الحقيقة مزيج من إدارة الوقت والتحفيز الذاتي. ولكن إذا كان هذا يبدو شاقًا بعض الشيء، فمن الأفضل التفكير في التنظيم كسلسلة من الخطوات التي يمكنك القيام بها والتي سنشرحها فيما يلي.
أهم مهارات التنظيم الفعّال
هناك 8 خطوات لضمان التنظيم الفعّال هذه الخطوات هي:
كن واضحا بشأن ما عليك القيام به
إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص، مثل معظمنا، الذين يكافحون لتذكر ما تريد فعله أو ما تريد القيام به وإذا كان لديك ما يكفي من الوقت، فاحتفظ بقائمة.
وإذا لم تكن قائمة واحدة كافية، فاحتفظ بالعديد منها. حيث يجد بعض الأشخاص أنهم يعملون بشكل أفضل مع قائمة واحدة، لكن لدى البعض الآخر قائمة “مهام” طويلة المدى، تكملها قائمة “مهام” يومية. ولدى الآخرين أيضًا قائمة وظائف للأسبوع أيضًا. إنها مسألة تفضيل سواء كنت تستخدم القوائم الورقية أو الإلكترونية.
قرر متى ستفعل ذلك
تظهر الأبحاث أن أدمغتنا مجبرة على القلق بشأن الأشياء التي لم نفعلها.
فهذا هو سبب استيقاظك في الليل مذعورًا بشأن العمل الذي نسيت القيام به. ومن المثير للاهتمام، إن وضع المهمة في قائمة “المهام” أو تحديد متى ستفعل ذلك! يبدو كافيًا لإيقاف الجزء من عقلك الذي يقلقك.
امنح نفسك الوقت والمساحة الكافية
فلا يحدث التنظيم بالصدفة. فأنت تحتاج إلى منح نفسك الوقت للقيام بذلك.
خذ بعض الوقت كل يوم للتفكير فيما عليك القيام به في ذلك اليوم، والتخطيط للوقت الذي ستفعله فيه. ومن الأفضل القيام بذلك إما في بداية اليوم أو في نهاية اليوم لليوم التالي.
وإذا كنت تجد صعوبة في العثور على ذلك الوقت، فقم بجدولة ذلك في يومياتك. وإذا كان التقويم الإلكتروني عامًا في مكان عملك، فتأكد إما من إخفاء الفترة الزمنية على أنها مشغولة، أو وصفها بطريقة لن يحددها زملاؤك على الفور على أنها “وقت يمكن استخدامه للحضور والتحدث معك، فاختر الصيغة التي لا يعرفها أحد سواك. واترك مكتبك. اذهب واجلس في المقصف، أو في ركن هادئ من غرفة الاجتماعات، لتجنب أي شخص يتحدث إليك، أو إغراء “مجرد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك”.
قرر ما هو مهم وما هو عاجل
إنه تمييز دقيق، لكن كل شيء يمكن فصله إلى عاجل أو غير عاجل، ومهم أو غير مهم.
فبعض الأشياء مهمة وعاجلة. والبعض الآخر لا.
تقسيم المهام وتفويضها
قسّم المهام إلى الأجزاء المكونة لها وفكر فيما إذا كان يمكنك تفويض أي منها.
تساءل هل تحتاج حقًا إلى القيام بالمهمة بأكملها على الفور؟ وهل تحتاج حقًا إلى القيام بأجزاء منها بنفسك؟ قد يستغرق التفويض أحيانًا وقتًا طويلاً للقيام بالمهمة، خاصةً إذا كانت سريعة نسبيًا، كما قد يستغرق شرحها بعض الوقت. ولكن إذا كان الشرح بسيطًا نسبيًا، وكان طويل الأمد، فهذه مهمة مثالية للتفويض. فكر فيما إذا كنت بحاجة فعلاً إلى القيام بذلك اليوم، أو إذا كان هناك شيء آخر أكثر أهمية أو إلحاحًا من شأنه أن يكون استخدامًا أفضل لوقتك.
لا تحبط من المهام الإضافية
نعلم جميعًا كيف تشعر …
أحيانًا يطلب منك مهامًا كثيرة وعاجلة في العمل مما يشعرك بالضغط مثل أن يصبح الانتهاء من تقرير فجأة القضية الأكثر أهمية وإلحاحًا في العالم. فلا تصدم أو تحبط. على الأقل أنت تعرف الآن ما إذا كان لديك أي شيء آخر في قائمتك لا يمكنه الانتظار ، ويمكنك التفاوض على مواعيد نهائية ممتدة لأعمال أخرى من وجهة نظر مستنيرة.
ابق على رأس الأشياء
خاصة عندما تكون مشغولاً للغاية، فمن السهل أن تترك جلسة التنظيم اليومية الخاصة بك تفلت. أنت فقط تريد العودة إلى المنزل، أو تحتاج حقًا إلى القيام بشيء آخر. ولكن من المهم أن تظل على اطلاع بجدولتك وتنظيمك، وإلا فإن كل شيء سيصبح في حالة من الفوضى الحقيقية، ومن ثم يستغرق الأمر ساعات لتفكيكه.
استخدم التكنولوجيا لعمل جدولتك مع الاستمرار في التحكم
تتمثل إحدى الصعوبات في التقويم الإلكتروني في أن تظل متحكمًا، خاصة إذا سمحت للآخرين بجدولة اجتماعاتك أو الاطلاع على يومياتك.
يستغرق التحقق من كل دعوة وقتًا طويلاً ولكنه ضروري للتأكد من أنك بحاجة إلى حضور كل اجتماع. ومع ذلك، تتوفر الآن العديد من تطبيقات الجدولة التي تتيح لك تنظيم هذه العملية دون فقدان التحكم في يومياتك.
حيث تتيح لك بعض هذه التطبيقات تحديد “خانات المواعيد” ذات طول معين. ويمكنك، على سبيل المثال، تعيين خانتين أو ثلاث خانات زمنية لمدة 30 دقيقة كل يوم لأعضاء فريقك أو مديرك للحجز إذا احتاجوا إلى التحدث إليك. وسيتم إرسال تذكير تلقائي إليك قبل الاجتماع مباشرة، حتى لا يفوتك. وسيؤدي ذلك إلى زيادة الوقت المستغرق في التفاعل مع الأشخاص الذين تحتاج إلى التحدث إليهم، وتقليل متطلبات تنظيم الاجتماعات. كما ستسمح لك العديد من التطبيقات أيضًا بإخفاء أي فراغ لم يتم تحديده على أنه متاح للاجتماعات.
وهذا يعني أنه يمكنك تحديد موعد للعمل في مكتبك في الوقت المناسب، ولن يرى الزملاء أنك متاح رسميًا للتحدث أو لإضافة مهام أخرى على عاتقك.
تنظيم نفسك أم تنظيم المشاريع؟
- معظم ما هو موصوف سابقًا يتعلق بتنظيم نفسك، والتحكم في عملك أو حياتك.
- ولكن تنطبق نفس المبادئ على تنظيم أي شيء، من الأسرة إلى مشروع أو أي حدث.
- والأهم من ذلك، تأكد أن قضاء بعض الوقت على أساس منظّم في التفكير فيما يتعين عليك القيام به ومتى، سيؤتي ثماره حقًا.
وفي النهاية، أتمنى أن يحوز هذا المقال عن مهارات التنظيم الفعّال على اعجابكم. ولا تنسى عزيزي القاريء أن تقوم بمتابعتنا أيضًا عبر منصات التواصل الاجتماعي:
التعليقات مُغلقة.