إن الاجتماعات أصبحت جزءً مهمًا في إدارة الأعمال، وفي إنجاز المهام ومتابعة تنفيذها. لذلك اخترنا لك اليوم كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح، للكاتب د/ علي حمادي. والذي يتناول عرض 66 وصية ومهارة أساسية في إدارة الاجتماعات قبل انعقاد الاجتماع، وأثناء انعقاد الاجتماع، وبعد الإنتهاء من الاجتماع. كما يعرض هذا الكتاب بعض المشكلات التي تواجه الاجتماعات وكيفية علاجها والتعامل معها.
ملخص كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح
سوف نتناول في هذا المقال عرض بعض الوصايا التي ذكرت في كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح، وبعض المشكلات التي قد تواجه الاجتماعات.
قبل الاجتماع (وصايا ومهارات)
إن مرحلة ما قبل جلسة الاجتماع مرحلة هامة جدًا لنجاحه، فبقدر التخطيط، بمقدار نجاحه أو فشله.
بعض المهارات التي ينبغي على القائمين على الاجتماع الانتباه لها قبل الاجتماع
- تأكد أن الاجتماع ضروري.
- اختر أفضل الأوقات.
- انتقاء أنسب المشاركين.
- نظّم مكان الاجتماع.
- ونظّم جدول الأعمال.
- خطط للاجتماع.
- اجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده.
- الالتزام بالموعد المحدد.
10 وسائل لجعل الأعضاء يقرأون البريد المرسل إليهم عن الاجتماع قبل انعقاده
- أرسل البريد قبل الاجتماع.
- لخص الوثائق المطلوبة.
- اترك مساحات واسعة بين العناوين الرئيسة.
- واترك مسافة مزدوجة بين الأسطر.
- حدد الصفحات التي ترسل إلى أعضاء المجموعة بصفحة واحدة.
- نوّع من النماذج التي تستعملها.
- اجعل مراسلاتك تتخذ السمة الشخصية.
- ضع إشارة بأبرز الموضوعات المتناولة.
- اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماع ليتمكن الأعضاء من مراجعة الوثائق.
- لخّص الوثائق المهمة للأعضاء.
في قاعة الاجتماع (وصايا ومهارات)
هي مجموعة المهارات التي من الضروري الانتباه لها حتى يتحقق الهدف من الاجتماع بأقصر وقت وأكبر جودة ممكنة، ومنها:
- الافتتاح بحمد الله والثناء عليه.
- الترحيب والتوجيه.
- التذكير بأدب الحوار والنقاش.
- حفظ الوقت وحسن إدارته.
- البدء بجلسة الاجتماع في الموعد المحدد.
- شرح أهداف الاجتماع.
- الالتزام بموضوع النقاش.
- الالتزام بموضوعات وبنود جدول الأعمال.
- عدم الانتقال عن الموضوع المطروح للحوار حتى يتخذ فيه قرارًا.
- حفظ النظام.
- حسن الاستماع.
- لا تلجأ إلى التصويت إلا في أضيق الحدود.
- عالج الاختلاف وفض الاشتباك.
- لا تسمح بسيطرة فرد على الاجتماع.
- راقب انعدام الانتباه.
- كن مثالًا للخلق الكريم.
- عالج النزاع والتعارض.
- تقبل النقد.
- تشجيع الأعضاء.
- حافظ على الجو الاجتماعي المرح.
15 طريقة لتكون مهمًا في الاجتماع
- كن متواجدًا في مكان الاجتماع في الوقت المحدد.
- اجلس بحيث تكون أمام قائد المجموعة.
- كن مستعدًا للاجتماع.
- شارك في أحداث الاجتماع.
- لا تحتكر النقاش.
- أحسن الإصغاء .
- تكلم بحيث يفهمك الجميع.
- التزم بجدول الأعمال.
- ابن أفكارك على أفكار الآخرين.
- كن متفائلًا.
- واجه المجموعة واستثر روح التحدي لديهم.
- قم بنقد الآراء وليس الأشخاص.
- لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة.
- تسلم القيادة عند الضرورة.
- إنجز الأعمال المطلوب منك إنجازها.
بعد الاجتماع (وصايا ومهارات)
لا يمكن اعتبار الاجتماع ناجحًا بمجرد الانتهاء من جلسة الاجتماع، فهناك مجموعة من الوصايا تعقب الاجتماع حتى تنجح هذه الاجتماعات في تحقيق أهدافها المطلوبة، وهذه المهارات هي:
- تقويم الاجتماع.
- متابعة تطبيق القرارات وأداء التكاليف.
- إصلاح ما أفسده الاجتماع.
- توجيه الأعضاء غير الفاعلين في الاجتماع.
- الإعداد للاجتماع المقبل.
7 وسائل لجعل الأعضاء يقومون بالمتابعة بعد انفضاض الاجتماع
- أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي تم تنفيذها.
- ليكن الشعار (قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع).
- سجل الوعود المقدمة.
- أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير بالأعمال المطلوب إنجازها.
- إذا لم تظهر النتائج، اتصل بالأعضاء لمعرفة السبب.
- عمل تقرير عن الوضع الذي وصلت إليه الأعمال التي تم الاتفاق عليها بعد الاجتماع السابق.
- استشر مساعدي الأعضاء الذين تخلفوا عن أداء أعمالهم.
الاجتماعات (مشكلات وحلول)
في المواقف الصعبة في الاجتماعات يجب أن ترتب اختيارك للتصرفات المناسبة لكل حالة حسب الأفضلية الأكثر والأقل. ويمكنك الاطلاع على كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح للتعرف على بعض الحلول التي من الممكن اتباعها لحل بعض المشكلات المختلفة، مثل أن تصل الى الاجتماع لتجد ترتيب الغرفة غير مناسب، أو أن يتأخر بعض المدعوون إلى الاجتماع، أو عدم مشاركة بعض الحضور في النقاش خلال الاجتماع، وغيرها من المشكلات التي قد تواجهك.
وصف كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح
| اسم الكتاب | كتاب 66 وصية ومهارة لإدارة اجتماع ناجح |
| اسم المؤلف | د/ علي الحمادي |
| دار النشر | دار ابن حزم |
| عدد صفحات الكتاب | 134 صفحة |
| سنة النشر | 2000 م |
وفي النهاية أتمنى أن يحوز هذا الكتاب على إعجابكم، وأن يساعدكم في إدارة اجتماعاتكم بشكل أكثر مهنيةً واحترافية. ولا تنسى أن تقوم بمتابعتنا أيضًا على منصات التواصل الاجتماعي:
